Die perfekte E-Mail

Geschrieben von: . Lesezeit: 4 min

„Mit jeder Nachricht über 40 Wörtern schwindet die Chance,
dass Deine Mail beantwortet wird“

Sehr oft wird mir die Frage gestellt: “ Soll ich in meine E-Mail schon das Anschreiben integrieren oder lieber nicht?“
Meine Antwort: “ Lieber nicht.
Wenn Du die Wahrscheinlichkeit erhöhen willst, dass der Adressat Deine Mail liest, dann fasse Dich kurz, verständlich und vor allen Dingen nützlich.
Im Klartext < Maximal 3 Sätze >
Mit einem „Call to action Link“ zu Deinem PDF Anhang gibts Du der/m LeserIn weiterhin die Möglichkeit, sich Deine Unterlagen herunter zu laden und Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen zu lesen.

Hier stelle ich Dir ein sehr interessantes Interview aus der SZ von Sabine Buchwald mit Guy Katz, Professor an der Münchner FOM-Hochschule „International Management & Leadership“, vor.


Herr Katz, wie schreibt man die perfekte E-Mail?

„Mit jeder Nachricht über 40 Wörtern schwindet die Chance, dass eine Mail beantwortet wird“, sagt Guy Katz.

Hunderte Milliarden Nachrichten werden täglich geschrieben – „und viele richtig schlecht“. Wirtschaftsprofessor Guy Katz kennt Tipps, wie man es besser macht.

Interview von Sabine Buchwald

Bis zu 120 E-Mails bekommt jeder Arbeitnehmer durchschnittlich pro Tag. Gelesen werden davon nur gut 34 Prozent. Sagt zumindest der Wirtschaftsprofessor Guy Katz. Weil viele Anfragen unbeantwortet bleiben, hat er sich Tipps für einen effizienteren Mail-Austausch überlegt. Er wird sie diesen Donnerstag auf der Schweizer TEDx-Konferenz in einem Video präsentieren. Auf die erste Mail, die man ihm schickt, meldet er sich nach genau elf Minuten telefonisch. Es ist Nachmittag, und Katz holt gerade seine Söhne von der Schule ab. Klar könne man mit ihm über die Konferenz sprechen, sagt er. Aber bitte erst, wenn die Jungs im Bett sind. Also ruft man nach 20.30 Uhr an.

SZ: Herr Katz, was habe ich richtig gemacht, dass Sie so schnell auf meine Mail reagiert haben?

Guy Katz: Sie haben einiges falsch gemacht, aber Ihre Adresse hat mich interessiert.

Die SZ war also mein Türöffner. Aber was war nicht gut an meiner Nachricht?

Sie war viel zu ausführlich. Mit jeder Nachricht über 40 Wörtern schwindet die Chance, dass eine Mail beantwortet wird. Das ist das Tweet-Prinzip. Und Ihr Betreff war nicht klar formuliert. Sie wollten mich sprechen, also sagen Sie das doch gleich.

Man darf also schon in der Betreffzeile unumwunden schreiben, was man möchte?

Mit einem Wunsch oder einer Aufforderung treten Sie mit jemandem in Beziehung. Der Leser klickt dann nicht so einfach weg. Mit mir dürfen Sie sowieso direkt sein. Ich bin in Deutschland und in Israel aufgewachsen. Wenn Sie denken, die Deutschen seien direkt, dann kann ich Ihnen sagen: Die israelische Kultur ist noch direkter.

Man sagt in Deutschland oft, was man denkt. Im Schriftverkehr aber achtet man doch auf Formalitäten wie etwa die Anrede – „Sehr geehrter Herr …“.

Das macht zusammen mit dem Namen schon mal vier Wörter. Wegen solcher Förmlichkeiten dauert es auch so lange, bis man eine Antwortmail geschrieben hat und schiebt das dann vielleicht auf. In den USA lesen Sie an dieser Stelle meist nur den Vornamen. Die Amerikaner verschwenden keine Zeit und kein Wort von den 40, die sie haben.

Im Deutschen verwendet man gerne Füllwörter wie „eben“ oder „halt“, wenn man nicht so harsch klingen möchte. Sollte man darauf verzichten?

Eine lange E-Mail wirkt langweilig und emotionslos. Sie ist kein Brief, den man in die Hand nehmen kann, der vielleicht auf schönem Papier geschrieben ist. Auch nichts Gesprochenes, das durch die Stimme oder die Körpersprache zusätzlich Bedeutung erhält. Deshalb braucht es eine digitale Körpersprache. Die wirkt wie Gewürze im Essen. Das können Linien in dezenter Farbe sein, wichtig ist vor allem die Interpunktion. Setzen Sie Ausrufezeichen, gern auch mal ein Emoji!

Warum lernt man nicht schon als Kind E-Mail-Regeln in der Schule?

Das frage ich mich auch, obwohl wir so viele E-Mails schreiben. Kennen Sie Dale Carnegie? Von ihm habe ich den Gedanken geklaut, nicht nur bei der Anrede den Namen zu nennen, sondern auch mal innerhalb einer Mail. Ich habe lange über die Faktoren für gute Mails nachgedacht. Ein Grund, mich schließlich für den TED-Vortrag in Zürich zu bewerben.

Mit einer Mail?

Und einem Video. Darin erzähle ich, wie sehr ich mich über die Mail eines Chefs geärgert habe, der sich am letzten Arbeitstag nicht persönlich von mir verabschiedet hat. Ich habe einen Monat für dieses Bewerbungsvideo geübt.

Obwohl Sie es gewohnt sind, vor Studenten zu sprechen?

Ich habe auch schon unzählige Fortbildungen gehalten. Aber ein TED-Talk ist etwas ganz anderes. Da muss jeder Satz sitzen. Ich habe mir auch genau überlegt, welches Thema wichtig ist: „worth spreading“, wie es bei TED heißt. Eine Idee, die es wert ist, verbreitet zu werden. 300 Milliarden E-Mails werden täglich geschrieben und viele richtig schlecht. Das ist durchaus relevant.

Wie lange haben Sie an dem Vortrag gefeilt?

Seit März habe ich daran gearbeitet, und erst im August habe ich erfahren, dass es gut genug ist, damit ich genommen werde. Ich wollte den Vortrag allgemeingültig halten, kulturunabhängig. Jedes Wort ist genau überlegt und auswendig gelernt. Man darf nicht so einfach auf die Bühne. Ich habe einen ehrenamtlichen Coach gestellt bekommen, der mit mir per Video trainiert hat. Bis zur Generalprobe hatten wir uns nie getroffen. Es war wie ein Schauspiel für mich.

Eine letzte Frage noch: Wie schnell soll man Mails beantworten?

Je schneller, desto besser. Auch wenn man vorerst keine Antwort etwa auf eine Frage parat hat, sollte man ein kurzes Zeichen geben, dass man sich später noch mal melden wird. Ich bekomme meine Mails per Push-Nachricht aufs Handy und rufe dann oft gleich an, weil’s schneller und emotionaler geht. Quelle


Wenn Du Fragen hast.
Ich bin nicht weiter von Dir entfernt als Dein Telefon – 04203 748449
oder nimm Kontakt zu mir auf

0

Schreibe einen Kommentar