Dein Mitarbeitergespräch: Zwischen Katastrophe und Königsklasse – So geht’s richtig!

8 Fehler, die Du im Mitarbeitergespräch vermeiden solltest.

Ein schlecht geführtes Mitarbeitergespräch kann mehr Schaden anrichten als Nutzen bringen. Achte darauf, folgende Fehler zu vermeiden:

1. Mangelnde Vorbereitung:
   • Fehler: Das Gespräch wird aus dem Bauch heraus geführt, ohne klare Agenda, Ziele oder vorbereitete Beispiele. Der Mitarbeiter fühlt sich nicht ernst genommen.
   • Vermeidung: Sowohl Führungskraft als auch Mitarbeiter sollten sich Notizen machen, Erfolge, Herausforderungen und Ziele festhalten. Eine klare Struktur mit Themenpunkten hilft, den roten Faden zu behalten.
2. Fehlende Zielsetzung:
   • Fehler: Es wird viel geredet, aber keine konkreten Ziele oder Entwicklungsmaßnahmen vereinbart. Das Gespräch bleibt ohne nachhaltige Wirkung.
   • Vermeidung: Klare, SMARTe Ziele (Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Relevant, Terminiert) für die nächste Periode festlegen. Vereinbarungen zu Weiterbildung oder Projekten schriftlich festhalten.
3. Einseitige Kommunikation (Monolog statt Dialog):
   • Fehler: Die Führungskraft redet hauptsächlich, der Mitarbeiter hat kaum Raum für Feedback oder eigene Ansichten.
   • Vermeidung: Das Gespräch ist ein Dialog. Höre aktiv zu, stelle offene Fragen, ermutige den Mitarbeiter, seine Perspektive darzulegen und biete Raum für kritische Rückmeldungen an dich als Führungskraft.
4. Fokus auf Vergangenes statt Zukünftiges:
   • Fehler: Das Gespräch wird zu einer Abrechnung vergangener Fehler, statt lösungsorientiert in die Zukunft zu blicken.
   • Vermeidung: Nutze die Vergangenheit, um daraus zu lernen. Der Hauptfokus sollte aber auf Entwicklung, Zielen und Möglichkeiten liegen.
5. Unzureichendes oder unspezifisches Feedback:
   • Fehler: Lob und Kritik sind zu allgemein („Das war gut“ / „Das geht besser“) oder nur negativ formuliert. Der Mitarbeiter weiß nicht, was genau er ändern soll.
   • Vermeidung: Gib konkretes, verhaltensbezogenes Feedback. Beschreibe die Situation, das Verhalten und die Auswirkungen. Gib auch konkrete Verbesserungsvorschläge. Achte auf eine ausgewogene Mischung aus positivem und konstruktivem Feedback.
6. Mangelnde Verbindlichkeit und fehlende Nachbereitung:
   • Fehler: Vereinbarungen werden getroffen, aber weder verfolgt noch überprüft. Das Gespräch wird als nutzlos empfunden.
   • Vermeidung: Halte die Ergebnisse schriftlich fest und vereinbare klare nächste Schritte und Verantwortlichkeiten. Es muss eine Nachverfolgung stattfinden, um die Umsetzung der Ziele zu überprüfen.
7. Persönliche Angriffe statt Verhaltensfeedback:
   • Fehler: Kritik wird persönlich genommen oder geäußert („Du bist immer unzuverlässig“), anstatt das Verhalten („In Situation X haben wir festgestellt, dass Y…“) zu thematisieren.
   • Vermeidung: Trenne Person und Verhalten. Konzentriere dich auf beobachtbare Handlungen und deren Auswirkungen.
8. Kein sicherer Rahmen:
   • Fehler: Das Gespräch findet „zwischen Tür und Angel“ statt, wird ständig unterbrochen oder die Atmosphäre ist angespannt und nicht vertraulich.
   • Vermeidung: Schaffe einen ungestörten, vertraulichen Rahmen. Reserviere ausreichend Zeit und sorge für eine offene, wertschätzende Atmosphäre.

Wie oft und wie lange solltest Du Mitarbeitergespräche führen?

Die „optimale“ Frequenz und Dauer hängt von der Unternehmenskultur, der Branche und der individuellen Rolle des Mitarbeiters ab. Es gibt jedoch Best Practices:

Häufigkeit:

• Jährliches Mitarbeitergespräch (klassisch): Dies ist der Standard in vielen Unternehmen. Es dient als umfassender Rückblick, zur Festlegung langfristiger Ziele und zur Bewertung.
• Quartalsweise Check-ins: Immer mehr Unternehmen gehen zu häufigeren, aber kürzeren Gesprächen über. Diese „Check-ins“ ermöglichen eine zeitnahe Anpassung von Zielen, schnelles Feedback und das Ansprechen aktueller Herausforderungen. Das ist oft effektiver als nur ein großes Jahresgespräch.
• Regelmäßige 1:1-Gespräche: Idealerweise sollten Führungskräfte wöchentlich oder zumindest zweiwöchentlich kurze (15-30 Minuten) 1:1-Gespräche mit ihren direkten Mitarbeitern führen. Diese dienen dazu, den Puls zu fühlen, kleine Hindernisse aus dem Weg zu räumen und eine kontinuierliche Kommunikation zu gewährleisten. Sie ersetzen nicht das jährliche Gespräch, ergänzen es aber sinnvoll.

Empfehlung: Eine Kombination aus regelmäßigen, kurzen Check-ins (z.B. monatlich oder alle zwei Wochen) und einem umfassenden jährlichen Mitarbeitergespräch hat sich als sehr wirksam erwiesen.

Dauer:

• Jährliches Mitarbeitergespräch: Plane hierfür mindestens 60 bis 90 Minuten ein. Es sollte genügend Zeit für einen tiefgehenden Austausch über vergangene Leistungen, zukünftige Ziele, Entwicklungsmöglichkeiten und das allgemeine Wohlbefinden des Mitarbeiters geben.
• Quartalsweise Check-ins: Diese können 30 bis 60 Minuten dauern, je nach Bedarf.
• Regelmäßige 1:1-Gespräche: Diese sind oft kürzer, 15 bis 30 Minuten sind hier ideal, um sich über den aktuellen Stand auszutauschen und kurze Herausforderungen zu besprechen.

Das Wichtigste

Das Mitarbeitergespräch ist weit mehr als nur ein Haken auf Deiner To-Do-Liste. Sieh es als eine wertvolle Investition in die Beziehung zu Deinen Mitarbeitern und in ihre persönliche und berufliche Entwicklung. Es ist keine lästige Pflicht, die man schnell hinter sich bringen sollte, sondern eine echte Chance, Vertrauen aufzubauen, Motivation zu fördern und gemeinsam Erfolge zu planen. Wenn Du diese Haltung verinnerlichst, wird sich die Qualität deiner Gespräche spürbar verbessern und nachhaltige positive Effekte für dein Team und für dich selbst erzielen.